Projekt auf einen Blick
Eine Gemeinde in der Deutschschweiz beauftragte REFA: Suisse mit der Analyse ihrer Prozesse im technischen Amt. Ziel war es, Abläufe zu standardisieren und ein Kennzahlensystem zur besseren Steuerung einzuführen. Durch die systematische Erfassung und Visualisierung der Tätigkeiten konnten belastbare Kennzahlen zur Auslastung und Auftragsverteilung erstellt werden. Daraus wurde ein tragfähiges Ressourcenkonzept für den Werkhof abgeleitet.
Fachliche Umsetzung:
- Aufnahme und Strukturierung aller relevanten Prozesse im technischen Amt
- Visualisierung von Arbeitsabläufen mit REFA-Methodik
- Zeitdatenerhebung und Aufgabenverteilungserfassung
- Entwicklung eines anwendbaren Kennzahlensystems
- Analyse der Auslastung und Ermittlung personeller Engpässe
- Erstellung eines zukunftsorientierten Ressourcenkonzepts für den Werkhof
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Ausgangssituation
Das technische Amt war für zahlreiche Aufgaben im öffentlichen Raum zuständig – von der Grünpflege über den Unterhalt der Gemeindestrassen bis hin zur Betreuung öffentlicher Gebäude. Es fehlten jedoch transparente Strukturen, um die Ressourcennutzung zu beurteilen oder personelle Engpässe objektiv zu belegen. Die Mitarbeitenden arbeiteten engagiert, aber ohne einheitliche Abläufe oder klare Priorisierung.
Zielsetzung & Vorgehensweise
Zielsetzung:
- Standardisierung der Abläufe im technischen Amt
- Einführung eines praxistauglichen Kennzahlensystems
- Ableitung eines strukturierten Ressourcenkonzepts für den Werkhof
Vorgehensweise:
- Erfassung und Gliederung aller Haupt- und Nebentätigkeiten
- Visualisierung der Ist-Prozesse mithilfe von REFA-Prozessbildern
- Zeitdatenerhebung zur Bewertung von Auslastung und Aufwand
- Entwicklung spezifischer Kennzahlen für Steuerung und Controlling
- Diskussion der Ergebnisse mit den Verantwortlichen
- Konzeptionelle Ableitung von Massnahmen und Ressourcenbedarf
Erkenntnisse & Ergebnisse
Die Analyse brachte eine Vielzahl verdeckter Ineffizienzen zutage: Aufgabenverteilungen waren uneinheitlich, und viele Mitarbeitende führten Tätigkeiten ohne klare Zuständigkeit aus. Durch die systematische Erfassung konnte die tatsächliche Auslastung transparent gemacht werden.
Die neue Kennzahlensystematik ermöglicht es nun, Aufgaben zielgerichtet zu priorisieren und Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Die Beteiligung des Teams in der Analysephase führte zu hoher Akzeptanz der vorgeschlagenen Massnahmen.
Erzielte Effizienzgewinne
- Strukturierte Visualisierung aller relevanten Prozesse
- Kennzahlen für Auslastung und Auftragsverteilung etabliert
- Ressourcenkonzept für den Werkhof auf objektiver Datenbasis entwickelt
- Verbesserte Entscheidungsgrundlagen für politische und operative Führung
Empfehlungen von REFA: Suisse
Gerade im öffentlichen Sektor lohnt sich der Blick auf die Prozesse – denn auch bei kleinen Gemeinden können Standards und Kennzahlen grosse Wirkung entfalten. REFA: Suisse empfiehlt, regelmässige Arbeitsdatenerhebungen durchzuführen und diese als Grundlage für transparente Entscheidungen zu nutzen.
Zudem sollten Mitarbeitende frühzeitig in die Analyse einbezogen werden, um ihr Praxiswissen zu nutzen und Veränderungen nachhaltig zu verankern.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit REFA: Suisse ermöglichte einer Schweizer Gemeinde den Einstieg in ein modernes Prozess- und Ressourcenmanagement. Die Kombination aus Prozessklarheit, Zahlenbasis und Mitarbeitereinbindung schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern stärkt auch die Führungsfähigkeit in der öffentlichen Verwaltung.
